MELAKSANAKAN PENGADAAN BARANG

PPIC

Pengadaan barang di industri farmasi tidak bisa dilepaskan dari peran dan fungsi dari PPIC (Production Planning and Inventory Control). Karena proses pembelian barang harus didasarkan pada rencana produksi, kapan produksi akan dilakukan, kapasitas produksi,dll.

PPIC merupakan bagian yang bertanggung jawab terhadap perencanaan produksi dan persediaan barang. PPIC menjembatani kebutuhan produk yang diperlukan oleh bagian marketing dengan pabrik agar permintaan pasar terpenuhi. Fungsi PPIC adalah melakukan pengawasan terhadap pergerakan barang mulai dari pembelian bahan, permintaan bahan baku, siklus pembuatan secara keseluruhan, sampai pengiriman barang jadi, serta perencanaan produksi yang dilakukan secara rutin dan sistematis dengan menggunakan fasilitas pabrik secara ekonomis.

Tanggung Jawab PPIC

Departemen PPIC bertanggung jawab terhadap perencanaan produksi, pengendalian persediaan dan melaksanakan export-import.

a.       Mengatur perencanaan produksi.

Produk yang dihasilkan oleh pabrik dibagi menjadi 3 kategori, yaitu :

1.      Kategori A : menguasai 70% dari total penjualan selama setahun dengan mengacu pada omset sebelumnya dan produk dari kategori ini harus sering diproduksi tiap bulan untuk melayani permintaan pasar dan menekan modal yang berhenti.

2.      Kategori B : menguasai 20% total omset, diproduksi setiap dua bulan sekali sesuai permintaan pasar.

3.      Kategori C : menguasai 10% dari total omset dan produksi setiap empat sampai dengan enam bulan sesuai permintaan pasar.

b.      Pengendalian persediaan dan pembelian bahan.

Dalam pengendalian persediaan, pembelian bahan dibagi menjadi 3 kategori, yaitu :

1.      Kategori A : menguasai 70% dari total biaya yang dikeluarkan untuk pembelian bahan dan pembelian dilakukan sesuai kebutuhan. Sebisa mungkin dihindari terjadinya over stock karena dapat menimbulkan kerugian.

2.      Kategori B : menguasai 20% dari total biaya yang dikeluarkan untuk pembelian bahan dan pembelian dilakukan dua atau tiga bulan, sesuai jadwal produksi.

3.      Kategori C : menguasai 10% dari total biaya yang dikeluarkan untuk pembelian bahan dan pembelian dilakukan tiap tiga atau empat bulan sesuai jadwal produksi.

Tugas PPIC

1. Menyiapkan dan membuat rencana produksi.
2. Menghitung kebutuhan bahan untuk produksi.
3. Membuat rencana pengadaan barang berdasarkan rencana produksi dan kondisi stok barang di gudang.
4. Menyusun laporan barang jadi.
5. Menyusun daftar bahan yang harus diorder berdasarkan kebutuhan.
6. Memantau semua bahan.
7. Membuat evaluasi hasil produksi dan hasil penjualan.
8. Menyusun daftar klasifikasi bahan dan produk jadi.
9. Mengolah data dan menganalisa menganai rencana dan realisasi produksi.
10. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait.

PURCHASING

Departemen Purchasing merupakan suatu departemen yang bertanggung jawab terhadap pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan untuk keperluan operasional perusahaan dengan harga paling ekonomis. Faktor yang paling penting dalam proses pembelian antara lain : kualitas bahan, jumlah bahan, waktu dan supplier yang sudah terkualifikasi serta harga yang ekonomis.

Departemen Purchasing mengklasifikasikan barang menjadi 2, yaitu :

a.       Barang inventory : barang-barang yang langsung berhubungan dengan produk yang di produksi, antara lain : active material, raw material, dan pengemas primer.

b.      Barang non-inventory : barang-barang yang tidak berhubungan langsung dengan produk, tetapi digunakan untuk menunjang produksi, contohnya : masker, seragam, timbangan, dll.

Tugas Purchasing

Secara umum tugas dari Departemen Purchasing adalah :

a.       Merancang hubungan yang tepat dengan supplier

Hubungan dengan supplier dapat bersifat kemitraan jangka panjang atapun jangka pendek. Bagian Purchasing bertugas untuk menetapkan berapa jumlah pemasok yang harus dimiliki untuk setiap barang.

b.      Memilih supplier

Pemilihan supplier dapat dilakukan dengan cara :

-      Evaluasi awal.

-      Mengundang pemasok untuk melakukan presentasi.

-      Kunjungan ke supplier.

-      Meminta sample untuk dievaluasi lebih lanjut.

c.       Memelihara data barang yang dibutuhkan dan data supplier

Departemen Purchasing harus memiliki data yang lengkap tentang barang yang akan dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.

d.      Melakukan pembelian

Pembelian merupakan pekerjaan rutin dari Departemen Purchasing. Proses pembelian dapat dilakukan dengna beberapa cara, misalnya : pembelian rutin, lelang maupun tender.

e.       Mengevaluasi kinerja supplier

Penilaian kinerja supplier juga merupakan pekerjaan yang sangat penting, hal ini dilakukan untuk menciptakan daya saing yang berkelanjutan. Kinerja supplier bisa digunakan untuk sebagai dasar untuk menentukan volume pembelian maupun untuk menentukan peringkat supplier.

Tujuan utama dari pembelian barang adalah :

-      Mempertahankan kontinuitas dari supplier agar sesuai dengan jadwal.

-      Memberikan barang yang memenuhi tingkat kualitas yang telah ditentukan kepada bagian produksi untuk diproses lebih lanjut.

-      Memperoleh barang yang dibutuhkan dengan biaya serendah mungkin, tetapi masih tetap konsisten dengan kebutuhan kualitas, waktu penyerahan, dan performance.

-      Mengembangkan, mengevaluasi, dan menentukan supplier, harga dan pengiriman yang terbaik bagi barang yang bersangkutan.

Untuk melakukan pembelian barang, pihak purchasing dapat menggunakan 3 cara pembelian, yaitu :

a.       Pengadaan langsung, yaitu pengadaan barang/jasa yang dapat langsung dilakukan di lokasi tanpa dipersyaratkan melalui proses seleksi pemasok sebelumnya.

b.      Penunjukan langsung, yaitu pengadaan melalui pemasok tertentu yang telah terlebih dahulu ditetapkan/ditunjuk melalui proses penyeleksian calon-calon pemasok.

c.       Proses tender yaitu dilakukan oleh tim pengadaan dengan anggota lintas fungsi/bagian.